Systemy na zamówienie dla firm handlowych: koniec z przepisywaniem danych

Dla firm handlowych, w których te same dane przepisuje się między programami: sprzedawców na Allegro i we własnym sklepie, hurtowni, firm z programem magazynowym albo księgowym, który nie rozmawia z resztą.

Nie dla każdego. Jeśli gotowy program robi to, czego potrzebujesz, a abonament nie jest problemem, system dedykowany będzie droższy i później gotowy. Mówimy to wprost przy pierwszej rozmowie.

To przykłady rodzajów pracy, które da się zautomatyzować na danych z Allegro i hurtowni. Nie są to opisy wdrożeń u konkretnych klientów.

• Przepisywanie zamówień do hurtowni. Zamówienie gotowe do realizacji na Allegro trafia do hurtowni samo, z kontrolą, czy nie zostało już złożone.
• Faktury i korekty po zwrotach. API Allegro podaje zwroty klientów, więc korekta może powstać z danych zwrotu zamiast z ręcznego szukania zamówienia.
• Raport marży z opłatami Allegro. Wpisy rozliczeniowe Allegro da się przypisać do zamówień i ofert, więc marża uwzględnia prowizje i opłaty, a nie tylko cenę zakupu.
• Kolejka reklamacji. Dyskusje i reklamacje z Allegro na jednej liście, obok danych zamówienia.
• Powiadomienia o brakach. Gdy stan w hurtowni spada do zera, oferta przestaje sprzedawać, a odpowiednia osoba dostaje wiadomość.
• Panel dla magazynu. Lista zamówień do spakowania z etykietami i numerami przesyłek, bez dostępu pracownika do całego konta Allegro.

System dedykowany nie ma sensu, gdy proces zmienia się co miesiąc, gdy nikt w firmie nie będzie go używać na co dzień albo gdy gotowy program kosztuje mniej niż utrzymanie własnego narzędzia. Jak policzyć to w czasie, opisujemy w artykule BaseLinker czy integracja na zamówienie?

1. Opis procesu. Formularz na dole strony prowadzi przez pytania zależne od Twoich odpowiedzi. Można też użyć osobnej strony zgłoszenia.
2. Jeden proces na start. Wybieramy ten, który zabiera najwięcej ręcznej pracy, i zapisujemy go jako zakres. Wiąże tylko to, co uzgodnione pisemnie (§2).
3. Wycena i zaliczka. Ryczałt za zakres albo stawka godzinowa, ceny netto plus VAT (§2). Realizację poprzedza zaliczka wskazana w ofercie, reszta jest płatna po odbiorze (§9).
4. Pierwsze uruchomienie bez skutków, gdy proces na to pozwala. System może najpierw pokazywać, co by zrobił na prawdziwych danych, zanim zacznie działać naprawdę.
5. Testy i odbiór. Przed użyciem produkcyjnym sprawdzasz działanie (§3), a na uwagi masz 5 dni roboczych (§4).
6. Następny proces. Gdy pierwszy działa, kolejny to osobny zakres i osobna decyzja.

Gdzie system działa (Twój serwer czy nasz), jaką dostajesz dokumentację i jak szybko reagujemy na awarię, ustalamy w ofercie dla konkretnego zakresu. Nie podajemy tu ogólnych obietnic, których nie da się dotrzymać przy każdym projekcie. Regulamin dotyczy wyłącznie przedsiębiorców. Pełna treść: Regulamin usług wdrożeniowych i dedykowanych.

Systemy dla handlu przetwarzają dane kupujących: imiona, adresy, telefony, treść wiadomości. Dlatego ustalamy to na początku, a nie na końcu:

• Do Allegro system łączy się przez oficjalną zgodę konta: logujesz się na stronie Allegro i zatwierdzasz dostęp, bez podawania nam hasła.
• System dostaje tylko uprawnienia potrzebne do procesu. Allegro dzieli je na zakresy, np. sam odczyt zamówień.
• Zakres danych i miejsce ich przetwarzania wpisujemy do zakresu prac.
• Informacje handlowe i techniczne Twojej firmy objęte są poufnością (§8).

Za zgodność procesu z prawem, regulaminem Allegro i RODO wobec danych, które przetwarzasz, odpowiada zlecający (§3). Jeśli dane osobowe kupujących są przetwarzane po naszej stronie, RODO wymaga umowy powierzenia przetwarzania (art. 28).